Van vier systemen naar één platform
Brinxx levert relatiegeschenken aan zakelijke klanten. Het bedrijf werkte met een webwinkel, een los offertesysteem, spreadsheets voor bedrukkingsprijzen en een boekhoudpakket dat niets van de andere drie wist. Vandaag draaien de catalogus, de offertes, de orders en de techniekprijzen op één platform, en wordt de facturatie in het ERP ingericht.
De situatie
Wie relatiegeschenken verkoopt, verkoopt eigenlijk twee dingen tegelijk: een product en een bedrukking. Het product komt van een leverancier, met eigen data, eigen foto's en eigen levertijden. De bedrukking komt van een techniek, met een eigen prijsstaffel, eigen instelkosten en een maximaal aantal kleuren. Elke offerte is dus een rekensom over twee bronnen die elkaar niet kennen.
Bij Brinxx zat die rekensom in de hoofden van de binnendienst en in spreadsheets. Dat werkte, zolang het rustig was en de mensen die het wisten aanwezig waren. Het werkte niet meer zodra er drie aanvragen tegelijk lagen, of zodra de collega die de staffel van een techniek uit zijn hoofd kende een week vrij nam. De catalogus groeide sneller dan de systemen: leveranciersdata verandert dagelijks, maar de webwinkel stond stil tot iemand handmatig bijwerkte. Dat leidt tot het onvermijdelijke telefoongesprek: “dat artikel staat op uw site, maar mijn leverancier heeft het niet meer.”
Daar kwam bij dat Brinxx geen standaardbedrijf is. Er zijn afwijkende staffels, klantspecifieke prijsafspraken en artikelen die alleen in combinatie verkocht worden. Elk standaardpakket dat we samen bekeken, dwong Brinxx om die regels op te geven. Dat is geen technisch detail maar het commerciële verschil met de concurrent: precies die regels zijn de reden dat een klant bij Brinxx koopt en niet ergens anders.
De uitdaging
Het echte probleem was niet de snelheid. Het was de onzekerheid. Een offerte maken betekende: product opzoeken, inkoopprijs opzoeken, techniek opzoeken, staffel opzoeken, instelkosten erbij, marge erop, en dan alles overtypen in een document. Eén cijfer verkeerd en de marge was weg. En als de offerte de deur uit was, kon niemand achteraf aantonen op welke inkoopprijs hij was gebaseerd. Bij een afgewezen offerte is dat jammer; bij een geaccepteerde offerte met een verkeerde prijs is het een verlies dat u pas aan het eind van het kwartaal ziet.
Daarbovenop lagen drie dingen die tegelijk moesten gebeuren. Ten eerste moest de productdata van meerdere leveranciers dagelijks vanzelf binnenkomen, zonder dat artikelen zoekraakten of dubbel kwamen te staan. Ten tweede moesten de techniekprijzen echte regels in het systeem worden in plaats van cellen in een spreadsheet — met de staffel, het aantal kleuren en de instelkosten erin. Ten derde moest een geaccepteerde offerte een order worden zonder dat iemand een regel overtypte.
En dan de spanning die bij elk van deze trajecten hoort: dit moest gebeuren terwijl het bedrijf gewoon doorverkocht. Er was geen periode waarin de webwinkel een maand uit de lucht mocht, en er was geen moment waarop de binnendienst kon stoppen met offertes maken om een systeem te leren. Daarom is er niets in één keer omgezet.
Waarom MagicEverse
Wij begonnen niet met een presentatie maar met een werkende omgeving in de huisstijl van Brinxx, gevuld met hun eigen artikelen. Binnen enkele dagen konden ze klikken in hun eigen catalogus in plaats van naar schermafdrukken te kijken. Dat veranderde het gesprek: het ging niet meer over wat een systeem zou kunnen, maar over wat er op het scherm nog niet klopte.
Daar komt bij dat wij het vak kennen. Wij hoefden niet uitgelegd te krijgen wat een drukvlak is, waarom een instelkost per kleur telt of waarom een leveranciersfeed om vijf uur 's ochtends binnenkomt. Die kennis zit bij ons in het product en niet alleen in het gesprek.
Hoe we het samen deden
In fasen, en in deze volgorde — met opzet, want elke stap leunt op de vorige. De productdata eerst, omdat al het andere erop rust. Daarna de verkoopomgeving, die de data zichtbaar maakt. Daarna de techniekprijzen, die het rekenwerk uit de hoofden halen. En als laatste de keten naar de backoffice.
Daarnaast is de catalogus met bedrijfsregels in kaart gebracht: welke regel waar geldt en welk scherm hem beheert. Dat overzicht is in september 2026 opgeleverd en bepaalt nu wat er nog in het ERP moet landen. Zo bleef op elk moment uit te leggen wat er veranderde en wat niet, terwijl de offertes gewoon doorliepen.
Eerst de productdata
De leveranciersfeeds gingen in de PIM, met een nachtelijke verversing en een logboek waarin staat wat er is bijgekomen, gewijzigd en vervallen. Daarmee was de discussie over “staat dat artikel er nog” van tafel.
Daarna de verkoopomgeving
Zoeken, filters op de eigen data, en een offertelijst in plaats van een winkelwagen — want in deze branche bestelt niemand blind 250 stuks met logo.
Daarna de techniekprijzen
Dit was het zwaarste stuk: zeefdruk, tampondruk, gravure, borduren en digitaal, elk met een eigen staffel, een eigen instelkost en een eigen maximum. Die regels staan nu in het systeem, zodat de prijs volgt zodra iemand een techniek kiest.
Er komen er nog steeds bij: de Hydroglaze-techniek is op 15 september 2026 toegevoegd, in de beheeromgeving en in het ERP tegelijk.
Tot slot de keten naar de backoffice
Een geaccepteerde offerte wordt een order zonder overtypen. Onderweg is de opzet daar gewijzigd: alleen goedgekeurde offerteregels gaan mee naar de order. Dat kwam uit de praktijk. Een klant wil vaak twee varianten naast elkaar zien en er daarna één kiezen; met de oude opzet moest de hele offerte dan opnieuw.
Het resultaat
Wat Brinxx eraan overhoudt, is niet in de eerste plaats snelheid maar zekerheid. Een offerte rust op één catalogus, met één inkoopprijs en één techniekprijs, en die herkomst is achteraf terug te zien. Dat was precies het gat dat er eerst zat: een verkeerde prijs zag u vroeger pas aan het eind van het kwartaal.
Wij zetten hier alleen neer wat wij kunnen navertellen als u ernaar vraagt. De tijd per offerte voor en na, en het aantal offertes per maand, zijn niet gemeten. Ze staan hieronder als open punt en niet als resultaat.
Eén catalogus als bron
In plaats van vier plekken waar productdata stond. De feeds komen 's nachts binnen.
Offertes die zichzelf uitrekenen
Inclusief staffel, aantal kleuren en instelkosten. De prijs volgt zodra iemand een techniek kiest.
Herleidbaarheid
Bij elke offerte is terug te zien op welke inkoopprijs en welke techniekprijs hij was gebaseerd.
De maatwerkregels zijn gebleven
Brinxx heeft zijn eigen staffels en klantafspraken niet hoeven opgeven om van vier systemen naar één te gaan.
Wat er nu draait
Het platform staat op een eigen omgeving met de catalogus, de verkoopomgeving, de offertes, de techniekprijzen en de maatwerkregels erin. Op dezelfde motor draait een tweede verkoopomgeving voor Promotionalz, met een eigen assortiment en eigen prijzen. Een merk erbij is daar een configuratie en geen tweede systeem.
De volgende stap is de facturatie. De techniekprijzen en de creditnota's zijn al in het ERP nagebouwd, zodat ook de administratie in dezelfde keten valt.
Wat de klant erover zegt
Dit citaat is een concept. Wij hebben het opgeschreven zoals wij het uit de gesprekken begrepen hebben, zodat het aan de klant voorgelegd kan worden. Het gaat pas online als de klant het letterlijk heeft goedgekeurd en als de naam en de functie erbij staan.
“Wij hoefden onze eigen prijsafspraken niet op te geven om van vier systemen naar één te gaan. Dat was voor ons de voorwaarde.”
Drie verhalen die hierbij horen
De cases hangen samen: dezelfde catalogus, dezelfde techniekregels en dezelfde agent komen in meerdere verhalen terug. Deze drie liggen het dichtst bij wat u net gelezen heeft.
Wij bouwen uw demo op uw eigen artikelen
Stuur ons uw leveranciersfeed of een lijst met uw artikelen. Binnen enkele werkdagen staat er een verkoopomgeving in uw huisstijl op een eigen adres, met uw eigen catalogus erin. Dan praat u niet over een systeem maar over uw eigen scherm.