Gegevens verzamelen gaat sneller als de ander het zelf invult
Klantportalen, dealerportalen en leveranciersportalen op dezelfde catalogus, met eigen prijzen en eigen documenten.
Waar dit over gaat
Een portaal is een afgeschermde omgeving voor één partij: één klant, één dealer of één toeleverancier. Wie inlogt, ziet zijn eigen prijzen, zijn eigen assortiment, zijn eigen orders en zijn eigen documenten — en verder niets. Handelsprijzen blijven dus achter de inlog, wat in deze branche geen luxe is maar een voorwaarde om met dealers te kunnen werken.
Aan de inkoopkant werkt het omgekeerd: daar vult uw toeleverancier zelf zijn gegevens in, bijvoorbeeld de verpakkingsdata die de Europese verpakkingsverordening van u vraagt, inclusief certificaten en documenten. Dat scheelt uw team het verzamelen per mail, en het scheelt de discussie over wie welke versie had — want de laatste versie staat in het portaal en niet in iemands verzonden items.
Voor wie wij dit gebouwd hebben
Bedrijven die met vaste afnemers werken in plaats van met eenmalige kopers: groothandels met dealers, distributeurs met contractklanten, producenten met een keten van toeleveranciers. En iedereen die nu gegevens per mail bij elkaar zoekt en daarna zelf de spreadsheet bijhoudt.
Het omslagpunt ligt meestal bij een stuk of tien vaste relaties. Daaronder is een mailtje sneller; daarboven bent u een halve dag per week kwijt aan bijhouden wie wat heeft aangeleverd en welke prijsafspraak nu geldt. Een portaal verplaatst dat werk naar de partij die de gegevens toch al heeft, en geeft u een overzicht in plaats van een stapel bijlagen. Dat is ook het moment waarop dealers zelf om een eigen omgeving beginnen te vragen.
Wat er in de praktijk gebeurt
Een portaal is technisch dezelfde motor als de E-commerce-module, met andere rechten en andere prijzen. Dat betekent dat een tweede portaal geen tweede systeem is, en dat een verbetering aan de ene kant ook aan de andere kant terechtkomt.
Wat een portaal in het echt bruikbaar maakt, is de combinatie van rechten en herhaling. De prijs moet kloppen voor deze ene partij, de bestellijst moet lijken op wat zij vorige keer bestelden, en wie mag goedkeuren moet vastliggen. Zonder die drie is het een webwinkel met een inlogscherm ervoor, en dan blijft uw dealer gewoon bellen.
Eigen prijzen per partij
De afgesproken prijs of korting, zichtbaar na inloggen en nergens anders. Wie niet inlogt, ziet geen handelsprijs.
Eigen bestellijsten
Vaste artikelen, vorige orders en een snelle herhaalbestelling, want een dealer bestelt meestal hetzelfde en wil daar niet elke keer naar zoeken.
Eigen documenten
Prijsafspraken, drukproeven, certificaten en facturen op één plek bij de juiste partij, in plaats van in een map die u zelf bijhoudt.
Leveranciersportaal voor verpakkingsdata en documentatie
Uw toeleveranciers vullen verpakkingsdata, certificaten en specificaties zelf in. U krijgt een volledige set in plaats van een mailbox vol bijlagen.
Budgetten en goedkeuring
Een klant met meerdere vestigingen kan een budget per vestiging instellen en orders laten goedkeuren voordat ze naar u gaan.
Rechten per gebruiker
Wie mag bestellen, wie mag alleen kijken, wie mag goedkeuren. Per partij in te stellen en niet per systeem.
Eigen adres en eigen ontwerp
Een portaal staat op een eigen webadres en volgt de huisstijl van de partij die het gebruikt.
Hoe het aansluit op de rest
Een portaal draait op dezelfde catalogus uit de PIM en dezelfde orderstroom als de ERP-module, met de prijsafspraken uit het CRM. Magic Logo zit erin waar dat past, zodat een dealer zijn eigen klantlogo kan plaatsen zonder u te bellen. De teksten komen uit het CMS, dus een portaal krijgt geen eigen redactiesysteem.
Het verschil met Brand Sites zit in wie het merk is. Portalen is het portaal dat ú aan uw klanten, dealers en toeleveranciers geeft; Brand Sites is hetzelfde mechanisme, maar dan onder het merk van uw klant en zonder onze naam. Wie beide gebruikt, onderhoudt nog steeds één omgeving.
Vertel ons welke gegevens u nu per mail verzamelt
Wij zetten daar een portaal voor neer met de velden die u werkelijk nodig heeft, en met een teller die laat zien welke partij nog niet heeft aangeleverd. Dat is wat een mailbox u niet kan vertellen.
Werkt u met dealers, dan doen wij hetzelfde aan de verkoopkant: eigen prijzen, eigen bestellijst en een herhaalorder in twee handelingen.