Zie waar uw marge blijft, niet alleen wat u omzette
Omzet, openstaande posten, btw en de volledige documentketen. En de MCP-servers waarmee uw agents bij die cijfers komen.
Waar dit over gaat
Magic Orb is de rapportagelaag van Magic Studio, en het is meer dan een verzameling grafieken. Het toont de financiële stand van uw bedrijf: de omzet per maand in bruto, creditnota's en netto, welke facturen openstaan en hoe oud ze zijn, de btw-totalen per code voor de aangifte, en het openstaande bedrag per klant. Daarbovenop volgt het de documentketen: van offerte naar order naar factuur naar creditnota naar betaling, per klant terug te lezen.
In Magic Orb zitten ook de MCP-servers. Dat is de laag waarmee een agent uw gegevens mag opvragen, met per koppeling vastgelegd wat er gelezen en wat er geschreven mag worden. Daardoor kunt u een rapport in gewone taal vragen in plaats van eerst een filter in te stellen: 'geef me de top vijf producten tegen de top vijf klanten dit jaar' is precies wat er in een van de demo-opnames gebeurt. MCP hoort bij deze module en is geen apart product.
Voor wie wij dit gebouwd hebben
De directeur die wil weten waar de marge blijft, de controller die de kwartaalaangifte moet doen, en de verkoopleider die wil weten welke offertes nabellen waard zijn. Ook voor de boekhouder: de overzichten die hij elk kwartaal opvraagt, staan er al. Kort gezegd: iedereen die vandaag wacht tot een ander een export maakt voordat een vraag beantwoord kan worden.
Wat er in de praktijk gebeurt
De cijfers komen uit de ERP-module en uit de verkoopomgeving, en dat is hier het hele punt. Dit is geen rapportage op een kopie van uw gegevens, die daarom altijd net iets anders zegt dan de boekhouding: wat hier staat is terug te leiden naar een order en een orderregel.
Omzet-KPI's per maand
Bruto omzet, creditnota's en netto omzet naast elkaar, met de maandvergelijking erbij, zodat een dip een maand is en niet een gevoel.
Openstaande posten op ouderdom
Verdeeld over 0 tot 30, 31 tot 60, 61 tot 90 en 90-plus dagen. Dat is het overzicht waarmee u ziet welke klant aandacht nodig heeft voordat het een probleem wordt.
Btw-overzicht per belastingcode
De tarieven apart, met de totalen die op de aangifte moeten, zodat de aangifte geen rekenwerk in een spreadsheet wordt.
Klantbalansen
Het openstaande bedrag per klant, met de facturen eronder, zodat een telefoontje over een bedrag geen zoektocht vooraf kost.
De documentketen volgen
Offerte naar order naar factuur naar creditnota naar betaling, per klant, zodat de vraag waar een bedrag vandaan komt één klik kost en geen middag.
Rapporten in uw mailbox
Op een vast moment, met de cijfers die u wilt zien, zodat u er niet voor hoeft in te loggen.
Waar het uit bestaat
De rapportagelaag
De financiële overzichten zelf: omzet, openstaande posten, btw en klantbalansen, op de gegevens waarmee uw administratie ook werkt.
De werklijsten
Uit de openstaande offertes rolt een bellijst voor de verkoop, gesorteerd op waarde en ouderdom. Een rapport dat u aanzet tot bellen is meer waard dan een rapport dat u leest.
De MCP-servers
De gestandaardiseerde koppeling waarmee een agent mag opvragen en rapporteren. Per koppeling staat vast wat gelezen mag worden en wat geschreven mag worden.
Hoe het aansluit op de rest
De cijfers komen uit de ERP-module en uit de verkoopomgeving; de artikelen en de marges komen uit de PIM. De bellijst uit de openstaande offertes gaat naar het CRM, zodat een signaal uit de rapportage ergens landt waar iemand ermee verder kan. Zo blijft de rapportage onderdeel van het werk in plaats van een los overzicht dat aan het eind van de maand wordt uitgedraaid en daarna blijft liggen.
De MCP-servers in Magic Orb zijn wat Magic Agent gebruikt om bij uw gegevens te komen, en ze zijn ook de manier waarop wij aansluiten op een ERP dat u zelf al heeft. Wilt u niet vervangen, dan koppelen wij: uw gegevens blijven waar ze horen en de agent krijgt precies de rechten die u hem geeft, per koppeling vastgelegd en niet per gesprek opnieuw.
Vraag uw eigen omzetrapport op in gewone taal
In de demo stelt u de vraag zoals u hem aan een collega zou stellen, en kijkt u wat eruit komt. Dat is meteen de eerlijkste test: een rapportagelaag die uw vraag niet begrijpt, gaat u ook niet gebruiken.
Neem de overzichten mee die u nu elk kwartaal opvraagt. Wij laten zien welke daarvan hier al klaarstaan, welke wij moeten toevoegen en welke uit de ERP-module komen in plaats van hieruit.