De binnendienst begint de dag met offertes die klaarstaan
Een klant stuurt een bericht: “heb je 250 tassen met ons logo voor eind van de maand?” De agent leest mee, zoekt het artikel, rekent de bedrukking uit en zet de offerte klaar. Een mens kijkt ernaar en verstuurt.
De situatie
Aanvragen komen binnen via mail, WhatsApp, het formulier op de site en de telefoon. Ze zijn zelden compleet: geen aantal, geen techniek, geen datum.
De binnendienst begint dus elke aanvraag met navragen, en daarna met opzoeken. Dat is het werk dat niemand leuk vindt en dat toch de doorlooptijd bepaalt: de klant wacht niet op het uitrekenen van een staffel, hij wacht tot iemand tijd heeft om ernaar te kijken. En wie het eerst met een prijs komt, staat vooraan.
De uitdaging
Een chatbot die alleen antwoordt, verplaatst het werk. Wij wilden een agent die het werk dóét: de catalogus doorzoeken, de juiste variant kiezen, de staffel toepassen, de proef maken en de offerte in het systeem zetten. Dat kan alleen als de agent echt bij de systemen kan. Daarom hangt hij via MCP aan de PIM, aan de offertemodule en aan de mailbox, met per koppeling vastgelegd wat gelezen mag worden en wat geschreven mag worden.
De tweede uitdaging was vertrouwen. Een agent die zelfstandig offertes verstuurt, is één verkeerde prijs verwijderd van een probleem met een klant. Daarom is de goedkeuringsstap geen instelling maar een ontwerpbesluit: hij staat niet aan omdat iemand hem heeft aangezet, en hij kan niet uit.
De grens die wij bewaken
De agent bereidt voor, de mens beslist. Een offerte gaat niet automatisch de deur uit. Er zit altijd een goedkeuringsstap tussen, en er is altijd terug te zien waarom de agent iets deed: welk artikel hij koos, welke techniek, welke staffel.
Wij gebruiken uw bedrijfsdata ook niet om modellen van derden te trainen. Dat is geen belofte over goede bedoelingen maar een eigenschap van de opzet: per koppeling staat vast wat gelezen mag worden en wat geschreven mag worden, en dat is te controleren in plaats van te geloven.
Hoe het in de praktijk loopt
De agent doet de stappen die een medewerker ook zou doen, in dezelfde volgorde, en stopt op het punt waar een mens iets moet vinden van het resultaat. Wat hij niet kan vinden, laat hij open in plaats van het te verzinnen.
Daardoor is de uitkomst van een aanvraag geen antwoord maar een concept-offerte in het systeem: met artikel, variant, aantal, techniek, staffel en instelkosten, klaar om nagekeken te worden.
De aanvraag lezen
Uit mail of het formulier op de site. Wat er niet in staat — aantal, techniek, datum — blijft een open veld en wordt niet ingevuld met een aanname.
Het artikel zoeken
In de catalogus, via de PIM, inclusief de juiste variant. Dezelfde bron als de verkoopomgeving gebruikt, dus geen tweede lijst die kan afwijken.
De bedrukking uitrekenen
De techniek, de staffel, het aantal kleuren en de instelkosten, uit de techniekregels in het systeem in plaats van uit een spreadsheet.
De offerte klaarzetten
Als concept in de offertemodule, met de proef erbij. Daarna kijkt een mens ernaar en verstuurt. De agent verstuurt zelf niets.
Het resultaat
Bij de Brinxx-groep bereidt de agent sinds 2025 ongeveer 380 offertes per maand voor. De binnendienst begint de dag met offertes die klaarstaan, in plaats van met een volle inbox. Het werk is niet verdwenen, het is verplaatst: van opzoeken en overtypen naar nakijken en beslissen.
Wat er niet staat, is een doorlooptijd voor en na. Niemand heeft beide geklokt, dus zetten wij er geen minuten neer — ook niet als een schatting aannemelijk klinkt. Het getal van ongeveer 380 per maand moet bovendien nog bevestigd worden, met de periode waarover geteld is.
Wat de klant erover zegt
Dit citaat is een concept. Wij hebben het opgeschreven zoals wij het uit de gesprekken begrepen hebben, zodat het aan de klant voorgelegd kan worden. Het gaat pas online als de klant het letterlijk heeft goedgekeurd en als de naam en de functie erbij staan.
“Hij maakt de offerte. Wij kijken ernaar en versturen. Dat is precies de verdeling die wij wilden.”
Drie verhalen die hierbij horen
De cases hangen samen: dezelfde catalogus, dezelfde techniekregels en dezelfde agent komen in meerdere verhalen terug. Deze drie liggen het dichtst bij wat u net gelezen heeft.
Laat ons uw aanvragen van vorige week draaien
Stuur ons de aanvragen die vorige week binnenkwamen. Wij halen ze door de agent en laten zien wat er aan concept-offertes uit komt, en waar hij een open veld laat staan omdat de aanvraag niet compleet was.