Wat PPWR van u vraagt
Verpakkingsgegevens verzamelen is een datavraag voordat het een juridische vraag is. Dit stuk gaat over het verzamelen.
Eerst de grens van dit stuk
PPWR is de Europese verpakkingsverordening. Ze vraagt van bedrijven dat zij gegevens over hun verpakkingen kunnen laten zien. Wat wij van die verordening kunnen zeggen, houdt daar op: wij zijn geen juridisch adviseur en wij gaan hier dus niet uitleggen welke verplichting op welke datum voor welk soort bedrijf geldt. Wie daarover uitsluitsel nodig heeft, haalt dat bij iemand die ervoor tekent.
Waar wij wél iets over te zeggen hebben, is het praktische deel: het verzamelen. Want voordat een verplichting een juridische vraag wordt, is ze een datavraag. U moet gegevens over verpakkingen bij uw toeleveranciers vandaan halen, compleet krijgen, actueel houden en terug kunnen vinden. Dat is precies hetzelfde probleem als productdata verzamelen, en het gaat op precies dezelfde manier mis.
Een datavraag voordat het een juridische vraag is
In de praktijk ziet zo'n traject er bij bijna iedereen hetzelfde uit. Er gaat een mail naar de toeleveranciers met de vraag om verpakkingsgegevens, certificaten en specificaties. Een deel reageert, een deel niet, een deel reageert met een bestand dat niet is wat u vroeg. Iemand houdt de stand bij in een spreadsheet. Twee maanden later weet niemand meer welke versie de laatste is.
De fout zit niet bij die mensen. De fout zit erin dat de gegevens van de ander zijn, terwijl het invullen bij u ligt. Elke keer dat u iets invult wat iemand anders weet, bouwt u een kopie die veroudert. De oplossing is daarom niet beter navragen maar de richting omdraaien: de partij die het weet, vult het zelf in, op één plek, waar u het kunt zien.
Drie dingen die een mailbox niet kan
Een mailwisseling is een uitstekende manier om iets te vragen en een slechte manier om iets te verzamelen. Dat verschil merkt u pas bij het derde rondje. Hieronder de drie punten waarop het in de praktijk misgaat, en waarom geen enkele afspraak over “graag als bijlage in dit formaat” ze oplost.
Een mailbox kent geen versie
Twee bijlagen met dezelfde naam, twee weken uit elkaar. Welke is de laatste? En belangrijker: welke heeft uw collega gebruikt toen hij het overzicht maakte? Zolang het bestand rondgaat in plaats van op één plek te staan, is die vraag niet te beantwoorden zonder iemand te bellen.
Een mailbox kent geen lege velden
Een formulier weet wat het mist; een mail niet. Levert een toeleverancier vier van de zes gegevens aan, dan ziet u dat pas als u het zelf overneemt. Bij een portaal ziet de invuller het meteen, en dat scheelt u het rondje waarin u hem alsnog om de laatste twee moet vragen.
Een mailbox heeft geen teller
De vraag bij dit soort trajecten is nooit “kan het” maar “waar zijn we”. Hoeveel partijen zijn klaar, hoeveel zijn begonnen, hoeveel hebben nog niets gedaan? Zonder die teller is het onmogelijk te plannen, en met die teller is het een werkvoorraad als elke andere.
Laat de ander het zelf invullen
Een portaal is een afgeschermde omgeving voor één partij. Aan de verkoopkant kent u dat al: een klant of een dealer logt in en ziet zijn eigen prijzen, zijn eigen assortiment, zijn eigen orders en zijn eigen documenten, en verder niets. Aan de inkoopkant werkt hetzelfde mechanisme precies andersom: daar vult uw toeleverancier zelf zijn gegevens in — verpakkingsdata, certificaten en specificaties — in plaats van dat uw team ze bij elkaar mailt.
Wat dat oplevert is minder spectaculair dan het klinkt en juist daarom bruikbaar. U krijgt een volledige set in plaats van een mailbox vol bijlagen. Er is geen discussie meer over wie welke versie had, want er is er één. Rechten staan per gebruiker vast: wie mag invullen, wie mag alleen kijken, wie mag goedkeuren. En het portaal staat op een eigen adres in de huisstijl van de partij die het gebruikt, zodat het geen bijlage bij een systeem van u lijkt maar een plek waar ze horen te zijn.
Een leveranciersportaal in de praktijk
Voor Spranz bouwen wij een leveranciersportaal waarin de toeleveranciers hun gegevens zelf invullen, onder meer voor de verpakkingsregelgeving. Dat is onderdeel van een breder traject bij die klant — Magic Logo, de PIM met de DAM, de consumentenomgeving en de agent — en het portaal is daar precies het stuk dat over verzamelen gaat in plaats van over verkopen.
Een portaal draait daarbij op dezelfde catalogus uit de PIM en dezelfde orderstroom als de ERP-module. Dat is geen technisch detail: het betekent dat de verpakkingsgegevens die uw toeleverancier invult, bij hetzelfde artikel komen te staan als de drukdata, de prijzen en de foto's. Eén bron, en daardoor één plek waar een fout wordt gemaakt en één plek waar hij wordt opgelost.
Begin bij wat u nu per mail verzamelt
De eerste stap is geen software maar een lijst. Welke gegevens vraagt u vandaag per mail op, aan hoeveel partijen, hoe vaak, en wie houdt de stand bij? Die vier antwoorden zeggen precies of een portaal u iets oplevert. Verzamelt u twee velden bij drie leveranciers, dan is een mailtje prima. Verzamelt u tien velden plus documenten bij dertig partijen, en moet dat jaarlijks opnieuw, dan wint een portaal het al in het eerste rondje.
Stuurt u ons die lijst, dan zetten wij er een portaal voor neer en ziet u wat de invuller ziet. Wat wij daarbij niet doen, is beloven dat u daarmee aan een verplichting voldoet — dat is een vraag voor uw jurist. Wat wij wel doen, is zorgen dat de gegevens compleet, actueel en terug te vinden zijn op het moment dat iemand erom vraagt.
Waar dit over gaat
Het portaal uit dit stuk is het product Portalen; wilt u hetzelfde mechanisme onder het merk van uw klant aanbieden, dan heet dat Brand Sites. De branchepagina voor producenten en importeurs beschrijft waar dit in de keten past.
Portalen — voor klanten, dealers en leveranciers
Eigen prijzen, eigen documenten en een leveranciersportaal waarin de ander zelf invult.Brand Sites — uw platform, het merk van uw klant
Hetzelfde mechanisme, whitelabel onder het merk van uw klant.Producenten en importeurs
Data naar uw dealers, portalen en documentatie, met de drukdata op orde.Stel uw vraag
Vertel ons welke gegevens u nu per mail verzamelt, dan zetten wij er een portaal voor neer.Wat verzamelt u nu per mail?
Stuur ons de lijst met gegevens die u vandaag bij uw toeleveranciers opvraagt, en bij hoeveel partijen. Wij zetten er een portaal voor neer en u ziet wat de invuller ziet.
Liever eerst het geheel zien? Plan een demo in uw eigen huisstijl.